Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Использование программного обеспечения при обработке первичных документов может значительно снизить процент ошибок, вызванных ошибками, допущенными человеческим фактором. Таким образом, каким образом можно снизить количество ошибок? Чтобы обрабатывать различные типы документов, такие как бумажные и электронные, можно использовать универсальные программные решения, которые могут быть извлечены из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.
Использование мобильных устройств для ввода документов может сильно упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки. Кроме того, интеллектуальные системы обработки информации могут существенно оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии, например, ускорить ввод данных, контролировать корректность заполнения, а также автоматически вносить документы в корпоративную систему.
При выборе системы обработки информации рекомендуется обратить внимание на возможность ее расширения, масштабирования и интеграции в соответствии с требованиями компании. Кроме того, при покупке интеллектуальной системы обработки информации стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.
Информационный поток играет важную роль в нашей жизни, и крылатая фраза Ротшильда "Кто владеет информацией - владеет миром" здесь как нельзя уместна. В рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний информация является чрезвычайно важным фактором. Объем информации там настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Компания ABBYY может помочь своей платформой ABBYY FlexiCapture облегчить участь работников бухгалтерии.
Информационные технологии развиваются с каждым годом, и каждый новый этап в их развитии вносит свои изменения в процесс обработки данных. Одним из самых древних способов обработки информации являлись глиняные таблички, используемые в Шумерском государстве для бухгалтерских операций более 3600 лет назад.
Первый этап обработки информации продолжался до второй половины XIX века и включал в себя только ручную обработку данных, с использованием бумаги, пера и чернильницы, что делало точность данных недостаточной. На этом этапе информация носила наименьшую защиту, а ее передача проходила только почтой либо курьерами.
Второй этап был электромеханическим и продолжался с конца XIX до середины XX века. В это время было изобретено несколько устройств, которые облегчили обработку данных, доставку информации и защиту ее. Известными приборами того времени являются электромагнитное реле, механические табуляторы, пишущая машинка и модернизированная почтовая система.
Третий этап обработки информации связан с компьютерной эпохой, начавшейся во второй половине XX века. На этом этапе были изобретены первые вычислительные машины, способные обрабатывать бухгалтерские данные. Объем бумажных документов сильно сократился, однако, их обработка все еще занимала много времени.
Четвертый этап включает в себя эпоху интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации, начиная с XXI века. Программы на сегодняшний день могут самостоятельно обрабатывать любые типы данных, делая процесс еще более эффективным, а ошибки - минимальными. Программное обеспечение, такое как ABBYY FlexiCapture, использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта, позволяя распознавать и извлекать данные из любых типов бухгалтерских документов, в том числе из сканов, фотографий и вложений электронных писем.
ABBYY FlexiCapture: новое средство для оптимизации бизнес-процессов в бухгалтерии
Каждый бухгалтер знаком с ситуациями, когда количество бумажных документов для обработки резко увеличивается перед сдачей отчетности или при поступлении большого количества электронных документов. Ситуация erscheint akuter, если каждый документ необходимо проверить на соответствие законодательству. Обработка такого объема информации вручную очень трудоемка и может приводить к ошибкам.
Решение этой проблемы может помочь универсальная платформа ABBYY FlexiCapture. Это новое решение способно оптимизировать важнейшие процессы документооборота в бухгалтерии. Платформа может обрабатывать любые документы, имеющие различную форму и поступающие единным потоком, без необходимости их предварительной сортировки.
Как работает ABBYY FlexiCapture? Бухгалтер открывает приложение на своем ПК и загружает или сканирует нужные документы. Затем платформа выделяет ключевые поля и распознает информацию в них. Результаты обработки передаются в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода, а затем могут быть легко отправлены в финансовую систему.
ABBYY FlexiCapture особенно полезна компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией. Данное решение позволяет удаленно собирать данные на местах, то есть из региональных подразделений, и централизованно обрабатывать их в единой системе. Платформа способна обрабатывать и многостраничные документы, не важен порядок их страниц. По результатам практики время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3-10 раз, а точность итоговой информации повышается в 10 раз. Разработчики утверждают, что система окупается в среднем за 3 месяца до 1 года.
ABBYY FlexiCapture – это решение, которое может принести реальную пользу бизнесу. Как это было проверено на практике, можно узнать из нескольких кейсов, входящих в портфолио компании.
Одним из клиентов ABBYY является международная сеть компаний PwC, которая занимается аудиторскими услугами, бизнес-консультированием, налогообложением и правом. Компания обслуживает около 2000 клиентов из разных секторов экономики в России.
Одной из важных задач, поставленных перед ABBYY FlexiCapture, было улучшение эффективности обработки финансовых документов и автоматизация их передачи в корпоративную информационную систему. До этого в PwC все документы обрабатывались вручную, что занимало много времени и было склонно к ошибкам. ABBYY FlexiCapture дал возможность автоматизировать обработку первичных бухгалтерских документов и переносить данные в реестр.
Чтобы внедрить систему, были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных. На начальном этапе было обработано около 1000 документов для сверки данных с выгрузками клиентов.
Теперь, чтобы обработать бухгалтерские документы, сотрудникам PwC нужно лишь загрузить их отсканированные копии на сервер. Всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы выполняет ABBYY FlexiCapture.
Результатом внедрения системы стало значительное повышение эффективности процесса обработки, а также освобождение времени для решения более важных задач. Кроме того, сотрудники PwC могут уделять больше времени клиентам и коммуникации с ними.
Банк "Открытие" является одним из крупнейших розничных банков в России и занимает место в топ-15 крупнейших финансово-кредитных учреждений страны. Ранее сотрудники банка вручную обрабатывали примерно 1500-2000 различных документов ежедневно, что отнимало большую часть их рабочего времени и приводило к риску допущения ошибок.
В январе 2014 года банк внедрил в центральном офисе программу ABBYY FlexiCapture, а в марте того же года в филиальной сети. В настоящее время программа используется на этапах сканирования, верификации и контроля бухгалтерских и финансовых документов. Благодаря автоматизации процессов риск возникновения ошибок и возможных мошеннических действий человеческим фактором был сведен к минимуму, а точность и качество ввода информации повысились.
Трудозатраты на обработку информации были снижены в 30 раз, а весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов был унифицирован и перенесен в бэк-офис. Квалифицированным сотрудникам больше не приходится тратить время на рутинную работу, так как вся обработка данных осуществляется автоматически.
В будущем банк планирует автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создание электронного архива.
ООО «РН-Ванкор» является дочерним предприятием ОАО НК «Роснефть», одной из крупнейших нефтегазовых корпораций в мире. Компания использует решение от ABBYY для автоматизации обработки информации.
Основная цель перехода к электронному документообороту заключалась в снижении затрат, минимизации случаев порчи и утери бумажных оригиналов, а также в уменьшении сроков обработки первичных бухгалтерских документов. Более того, необходимо было организовать безбумажное взаимодействие с ФНС и подачу отчетных документов в налоговые органы в электронном формате. Для решения этой задачи компания воспользовалась системой управления финансовой и бухгалтерской документацией на основе платформы ABBYY FlexiCapture.
Программа работает в несколько этапов. Сначала сотрудник сканирует документ. Затем платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает тип документа, анализирует его комплектацию и правильность оформления. После этого сотрудник проверяет информацию на правильность и документ передается на сервер для согласования. Программа также напоминает о необходимости передачи документа в архив, формирует реестр приема-передачи, а также наносит штрих-коды для идентификации бумажных версий документов и их сверки с электронными копиями. Программа автоматизирует все виды операций бухгалтерского документооборота, а также автоматически отправляет контрагентам сканы согласованных версий документов, формируя массовые выгрузки по результатам поиска.
В результате внедрения системы полностью автоматизировался процесс обработки и внесения документов в систему. Кроме того, возросла точность сопоставления бумажных версий документов и их электронных копий, а также сократились сроки обработки. Система успешно работает в компании уже более 2 лет. За это время было настроено около 40 шаблонов, а общее количество обрабатываемых ею страниц составляет более 1 миллиона в год.
Крупнейший производитель стали, ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат», является одним из лидеров черной металлургии в России и мировом рынке. В 2011 году компания уже использовала два центра потокового сканирования и распознавания документов для обработки бухгалтерских документов, но необходимо было внедрить более гибкое решение, которое позволяло бы изменять параметры работы системы без обращения к разработчику.
Дополнительными задачами были автоматизация обработки неструктурированных первичных бухгалтерских документов, например, счетов, и ускорение и упрощение процесса сканирования, распознавания и передачи документов в корпоративную информационную систему.
Для решения этих задач было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, которое позволяет компании развивать систему силами собственных IT-специалистов и легко интегрировать ее в уже существующую систему. Благодаря внедрению системы ABBYY FlexiCapture компания выполняет ежемесячно огромное количество работ по сканированию и распознаванию счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных.
Продукты для интеллектуальной обработки данных, такие как ABBYY FlexiCapture, широко применяются в различных сферах бизнеса, особенно в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики и финансов, где автоматизированная обработка документации способствует повышению качества работы бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com