Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?
Для бизнеса любого масштаба важно, чтобы закупки были правильно организованы. Когда компания небольшая, руководство вместе с ассистентами может заняться этим делом. Однако, когда предприятие начинает расти, необходимость в трудовых ресурсах и временных затратах также возрастает. В такой ситуации рекомендуется использование системы автоматизации закупок. В данной статье мы расскажем о том, что это такое и какие преимущества может принести данная система организации закупок.
Автоматизированные закупки – что это и какие преимущества они предоставляют?
Основная цель автоматизации процесса закупок в компании – повышение эффективности работы отдела закупок и всей организации в целом. Для достижения этой цели используется специализированное программное обеспечение, которое позволяет руководству компании собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять планы, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Кроме того, автоматизированная система закупок позволяет владельцу бизнеса анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей.
Программа автоматизированных закупок является ценным сотрудником компании, который не допускает ошибок, не опаздывает, не требует зарплаты и работает гораздо быстрее отдела закупок в целом. Автоматизация закупок на предприятии позволяет сократить затраты на 15-16% и ускорить процесс закупки на 20-30%. Это также повышает прозрачность алгоритма и помогает избежать сомнительных операций со стороны закупщиков.
Кроме того, автоматизация закупок помогает руководству фирмы контролировать деятельность сотрудников и поставщиков, а также позволяет видеть, насколько эффективно они работают. Данные об аккумулируются в единой системе, что помогает избежать потерь документации и предоставляет возможность ее хранения в упорядоченном комплекте. Более того, компании, которые автоматизируют закупки, увеличивают количество поставщиков, что создает между ними конкуренцию и повышает вероятность предложения товаров или услуг на более выгодных условиях без ущерба для качества.
Одним из недостатков автоматической организации процесса закупок является необходимость обучать сотрудников работе с системой. В небольшой фирме это можно осуществить довольно легко, в то время как в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть более сложным заданием. Однако, компании, специализирующиеся на установке и внедрении таких систем, предоставляют презентации и гайды для работы с ними.
Например, автоматизация складского хозяйства в компании "Вимм-Билль-Данн" позволила сократить количество возвратов продукции практически на 50%, увеличить количество обрабатываемых заказов на треть и повысить точность работ с 77% до 99%.
Системы для автоматических закупок: какие они бывают и как выбрать
При автоматизации бизнес-процессов в каждой компании необходимо учитывать их уникальность. В частности, возникает необходимость использования разных систем организации закупок. Если головной офис использует SAP, а филиал в другой стране — 1С ERP, нужно выстраивать связи между системами для полноценной автоматизации закупок. Вместо этого можно использовать локальные базы данных, но у них есть недостатки:
- Риск потери конфиденциальной информации или ее кражи. В современном мире киберпреступления уже не являются редкостью, а уровень защиты даже самых известных баз данных не является совершенным.
- Руководителю необходимо тратить время на поиск информации: история тендера, отчеты по срокам и результатам. Оперативность является важным критерием в бизнесе.
- Потеря истории коммуникации с поставщиками в результате работы по e-mail и телефону. Эти данные необходимы для анализа результатов сотрудничества и в качестве доказательств при возникновении конфликтов с бизнес-партнерами.
- Необходимость составлять документы и письма заново каждый раз, потому что нет систематизированного хранилища шаблонов и типовых бумаг, что отнимает много времени.
Однако локальные базы данных могут подойти только начинающим предпринимателям. С ростом бизнеса они становятся неактуальными. В этом случае можно использовать автоматизированные системы организации закупок, которые позволят решить все перечисленные выше проблемы.
Внедрение автоматизированных систем способно существенно повлиять на бизнес-процессы компании, однако этот процесс состоит из нескольких этапов.
Вначале специалисты по внедрению должны изучить особенности бизнес-процессов в компании, чтобы грамотно спроектировать и разработать систему, а также учитывать программное обеспечение фирмы, чтобы избежать неполадок в работе системы. Специалисты по внедрению могут подобрать индивидуальное решение для каждой компании.
После установки системы, компания должна обучить сотрудников работе с новой системой закупок. Оптимальный вариант в первое время - запустить ее в тестовом режиме. Это поможет познакомиться с новшеством сотрудникам без спешки и убедиться в ее качестве работы для руководства. Если в компании несколько подразделений, то такую систему необходимо растиражировать на каждое из них.
Специализированные компании, которые помогают в внедрении систем, обладают отделами технической поддержки, где можно получить помощь в случае возникновения вопросов. Главное - выбрать правильного поставщика подобных услуг, чтобы убедиться в качестве их работы.
Фото: freepik.com