Что такое SharePoint от Microsoft и как с ним работать?

Когда внутри компании существует удобная организация документооборота, управления бизнес-процессами и эффективного взаимодействия между сотрудниками, компания работает продуктивнее. Это особенно важно для крупных корпораций с большим количеством отделов, множеством сотрудников и большой нагрузкой на документы. В цифровой эпохе все эти вопросы легко решаются с помощью специализированного программного обеспечения. Одним из наиболее популярных решений в этой области является Microsoft SharePoint. Задача заключается в том, чтобы выбрать подходящий продукт и использовать его наиболее результативно. В данной статье мы рассмотрим особенности работы с Microsoft SharePoint.

SharePoint от Microsoft - это целый пакет программных продуктов, разработанных для решения единого комплекса задач. Он призван создавать комфортную среду для продуктивного взаимодействия сотрудников предприятия. Также этот пакет позволяет хранить, систематизировать и находить информацию, а также управлять рабочими процессами.

В составе Microsoft SharePoint Products and Technologies выделяются основные программы:

• Microsoft SharePoint Foundation (ранее называлась Windows SharePoint Services) - клиентская программа, в которой есть начальные возможности для налаживания совместной работы внутри предприятия. Эта версия позволяет создать веб-форум для делового общения и хранить, обрабатывать и находить файлы, контакты и другую информацию, отслеживать документооборот, планировать задачи. SharePoint Foundation может использоваться изолированно от SharePoint Server, но она не позволяет выполнять бизнес-аналитику, настраивать личный кабинет сотрудника и использовать веб-формы.
• Microsoft SharePoint Server (ранее назывался Microsoft Office SharePoint Server) - комплект серверных приложений для встраивания возможностей SharePoint Foundation в MS Office. Это платный софт, доступный в версиях 2010 и 2013 гг. SharePoint Server наделен множеством функций, которых нет в SharePoint Foundation.

Кроме того, у разработчиков корпоративного ПО особенно популярны две программы: Microsoft Sharepoint Designer и Microsoft Sharepoint Workspace.

• Microsoft Sharepoint Designer (SPD) представляет собой HTML-редактор, который позволяет создавать и редактировать веб-сайты в MS SharePoint. Конструктор работает в визуальном режиме, что позволяет пользователю не обязательно в совершенстве владеть HTML и самостоятельно прописывать коды.
• Microsoft SharePoint Workspace - приложение, которое дает доступ к содержимому SharePoint в режиме реального времени. С его помощью пользователь может совершать операции с документами и другими рабочими данными из любого места мира, без связи с сервером.

Таким образом, MS SharePoint - это платформа для создания интранет-сайта компании с широким функционалом. Он позволяет удобно настраивать и автоматизировать все внутренние процессы предприятия, что сделает работу его сотрудников более продуктивной.

SharePoint: функции и возможности корпоративного портала

Стоит обратить внимание, что SharePoint не является универсальным решением для всех компаний и нужд. Пользователю необходимо настроить структуру и создать отдельные элементы страниц. С одной стороны, это плюс, так как организация может получить результат, необходимый для ее специфических нужд. Однако, процесс внедрения портала SharePoint может занять довольно длительное время, что может быть неприемлемо для небольших компаний.

Структура портала

Портал SharePoint не имеет типовой структуры, так как ее создают индивидуально, с учетом потребностей конкретной компании. Чаще это центральный портал, который является доступным местом для входа на сайты или страницы дочерних сайтов, где находятся данные и информация. SharePoint имеет уникальные элементы, которые позволяют контролировать и управлять содержимым портала.

• Сайты. Пользователь может самостоятельно создавать веб-узлы различных типов. Например, сайты групп, в которых находиться информация для сотрудников разных подразделений, с библиотеками данных, списками, форумами, вики-сайты, блоги для публикаций записей и комментирования, шаблоны приложений для решения бизнес-задач, как, например, контроль рекламной кампании.
• Область портала. Она представляет собой страницу со ступенчатой структурой интранета, где можно создать несколько одно- или разноуровневых областей, например, для каждого отдела компании. Сотрудники данного отдела могут создавать дочерние области в пределах своего сайта.
• Библиотеки документов являются ключевым элементом портала SharePoint. Эта библиотека - хранилище информации на веб-узле. В библиотеке содержатся текстовые, видео и графические файлы. Доступ к документам имеют все участники группы, к которой относится сайт.
• Списки используются в SharePoint — это данные, которые не относятся к категории документов. Списки находятся на сайтах групп и содержат управляемую информацию, как, например, ссылки, контакты, задачи, события, уведомления, календарь. Contейнером списков является веб-части.

Это интересно

Списки можно использовать в SharePoint для работы с модулем "Отслеживание вопросов". Создание в списке с полями: идентификационный номер, название вопроса, имя ответственного сотрудника, текущее состояние («открыт», «закрыт», «решение принято»), степень важности, срок, позволяют менять данные в процессе работы, а также вносить заметки и примечания.

• Веб-части. Эти компоненты - это визуальные элементы, которые обычный пользователь может использовать для управления веб-страницами. Это позволяет размещать и редактировать контент, без необходимости владеть навыками программирования. Списки и библиотеки также являются веб-частями.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Внедрение SharePoint в компанию позволяет оптимизировать рабочие процессы, экономить время и ресурсы сотрудников. Рассмотрим, какие возможности предоставляет корпоративный портал и какие результаты можно достичь благодаря ему.

Вот примерный перечень возможных результатов на основе грамотного использования корпоративного портала SharePoint:

• Обеспечивает возможность совместной работы сотрудников. Упрощенный обмен файлами, новостями, ссылками и другими материалами оптимизирует коммуникативные процессы.
• Создание удобного доступа к корпоративной информации. Это означает, что сотрудники не тратят время, чтобы найти необходимые документы, таблицы с аналитическими данными, обучающие материалы или контакты нужных людей.
• Менее объемный и систематизированный документооборот.
• Возможность предоставить прозрачное описание структуры предприятия, которое понятно как "старожилам" компании, так и новичкам.
• Решить проблемы контроля выполнения задач. В списках можно зарегистрировать любые изменения и оперативно следить за состоянием рабочих процессов.
• Автоматизация бизнес-процессов. Использование списков

Одной из самых распространенных и востребованных платформ на рынке корпоративных портальных решений является MS SharePoint. Конечно, это объясняется не только узнаваемостью бренда Microsoft, но и значительными преимуществами данного продукта. Тем не менее, как и у любого другого продукта, есть и так называемые "слабые стороны", которые создают возможность конкуренции со стороны других производителей.

Одними из главных плюсов MS SharePoint можно назвать:

• высокое качество, присущее продуктам Microsoft;
• эффективность в решении рабочих вопросов;
• широкий функционал, включающий множество возможностей;
• гибкость настройки и расширения, что позволяет индивидуализировать программу под потребности компании;
• легкая интеграция с другими продуктами Microsoft.

Но, как и у любого другого продукта, есть и некоторые минусы:

• Большое количество функций делает данное портальное решение крайне "тяжелым" и сложным в использовании, что требует от пользователей и внедряющей компании соответствующих знаний и усилий;
• Будучи продуктом Microsoft, SharePoint хорошо интегрируется с другим ПО данного разработчика, но не так хорошо совместим с софтом от других производителей;
• Высокая стоимость лицензий и платных продуктов, а также сложность внедрения, делают MS SharePoint дорогостоящим решением;
• Срок внедрения данного портального решения может достигать полугода и больше, в связи со сложностью программы.

Именно по всем этим причинам MS SharePoint не является наилучшим выбором для компаний из сегмента малого бизнеса, а также для организаций, которые используют ПО от других производителей.

Кроме того, руководитель, который внедряет подобные IT-продукты, не должен забывать о таких аспектах, как корпоративная культура и психологический климат в организации. Ведь лояльность и доверие сотрудников к компании существенны для успеха бизнеса, а они напрямую зависят от эффективности коммуникации в коллективе. В этом плане MS SharePoint, несмотря на свои главные преимущества, не является наилучшим решением. Так, в качестве инструмента для общения он уступает другим решениям, таким как корпоративные социальные сети.

В целом, корпоративный портал на платформе MS SharePoint от Microsoft - это популярное и распространенное решение с широким функционалом и возможностью индивидуализации для компаний различного масштаба. Однако, учитывая все преимущества и ограничения использования данного продукта, важно достаточно серьезно подойти к принятию решения о его внедрении.

Фото: freepik.com